Як побудувати «живу» та ефективну Корпоративну Базу Знань
Активне інтегрування сучасних IT-рішень у бізнес-процеси є невід’ємним трендом сьогодення. Однак, якщо у попередні роки компанії здебільшого зосереджувалися на автоматизації окремих процесів, то зараз відбувається поступовий перехід до побудови цілісної, «живої» і гнучкої корпоративної цифрової екосистеми.
Зображення: Smart ITЩоб отримати конкурентну перевагу на ринку, сьогодні вже не достатньо просто автоматизувати виробництво, облік фінансів чи ресурсів. Важливо забезпечити якісну обробку даних у режимі реального часу. Тільки так бізнес буде прогнозованим, а отже, дійсно керованим, а стратегічні цілі — досяжними.
І тут немає неважливих ділянок. Візьмімо, до прикладу, корпоративні знання як невід’ємну частину сучасних бізнес-процесів.
Об’єктивно, кожна компанія, незалежно від виду її діяльності, буквально з першого ж дня існування продукує корпоративні знання – різноманітні регламенти, інструкції, правила, описи процедур і процесів. Їхнє призначення – впорядкувати, стандартизувати, зробити керованими та зрозумілими внутрішні процеси. Однак, якщо не подбати про їх організацію, загальний операційний час суттєво збільшуватиметься через те, що співробітники надто довго шукатимуть необхідні дані.
За даними дослідження, проведеного компанією McKinsey&Company, співробітники витрачають до 20% свого робочого часу на пошук інформації в корпоративних мережах. Новачки шукають корисні підказки щодо правил корпоративної етики, своїх посадових обов’язків та інформацію про колег, з якими потрібно зв’язатися для виконання тих чи інших задач. Досвідчені співробітники здебільшого витрачають час на пошук документів з описом технологічних процесів, продуктів, регламентуючих законів та підзаконних актів. Також чимало часу у них займає систематизування «для себе», «щоб було під рукою» інформаційних продуктів, які вони створюють у процесі виконання поставлених задач.
Тож варто поставити собі запитання: «Чи готові ми щодня віддавати рутині понад годину робочого часу кожного зі співробітників компанії?». Якщо ваша відповідь «ні», то саме час замислитися над вибором рішення для створення корпоративної бази знань.
Що таке SmartPoint Intranet
Знайомтеся: SmartPoint Intranet — готове рішення для організації Корпоративної Бази Знань. Продукт побудований на базі Microsoft 365 з великим набором інструментів для кастомізованого налаштування під конкретні потреби.
Рішення здатне забезпечити кожного співробітника компанії швидким та зручним доступом до корпоративних знань в обсязі, необхідному для виконання поставлених завдань. А для менеджменту — це ще й ефективний інструмент для управління цією інформацією.
Іншими словами, SmartPoint Intranet є комплексним рішенням, яке дозволяє на базі безпечних технологій побудувати внутрішню інформаційну мережу з унікальними можливостями для корпоративної комунікації та командної роботи персоналу незалежно від кількості співробітників. Після впровадження SmartPoint Intranet нові та чинні користувачі Microsoft Teams отримають додаток в панелі для швидкого доступу до корпоративного порталу.
Отже, якщо коротко про очевидні бенефіти — SmartPoint Intranet спрощує адаптацію новачків, сприяє підвищенню залученості співробітників у діяльність компанії, зменшує операційний час та веде до зростання продуктивності праці персоналу.
Чому SmartPoint Intranet є ідеальним рішенням для побудови Корпоративної Бази Знань
Корпоративна База Знань, побудована на базі SmartPoint Intranet – це завжди про актуальність, зручність і гнучкість. А ще — про максимальну орієнтованість на потреби споживача та унікальні можливості для аналізу. Чому? Розберімося.
Одним із модулів корпоративного порталу, побудованого на основі SmartPoint Intranet, є Персональний асистент. Власне він і дозволяє організувати для кожного співробітника точку входу для взаємодії з Корпоративною Базою Знань.
Щодо власне Бази Знань – це свого роду спеціалізована онлайн-бібліотека, де зберігається інформація про продукти, регламенти, компанію в цілому та безліч спеціальних знань. І що найважливіше — вона 24/7 доступна співробітникам незалежно від їх місця перебування. Це особливо важливо, якщо ви практикуєте релокацію персоналу чи віддалену або ж комбіновану форму роботи.
Її функціонал дозволить суттєво скоротити час підготовки співробітників до ділових зустрічей та відряджень. Відтепер усі аргументи завжди «під руками», зокрема завдяки глобальній системі пошуку. Користувач може бути впевненим, що ввівши важливий текст у пошуковий рядок, його запит не залишиться без відповіді.
Тимчасова відсутність чи звільнення ключових співробітників компанії не призведе до втрати важливих даних, бо зберігаються вони не у їх персональних чи робочих комп’ютерах.
Уся інформація такій Базі Знань розділена на корпоративну і персональну, вона є чітко структурованою відповідно до заздалегідь визначеної логіки.
Водночас у менеджменту завжди є можливість регулювати «видимість» спеціалізованої корпоративної інформації для окремих категорій співробітників. Це досягається завдяки добре продуманій концепції надання доступу.
Важливо звернути увагу на інші модулі SmartPoint Intranet, які дозволяють вибудувати дійсно «живу», затребувану і, найважливіше – працюючу на результат Корпоративну Базу Знань.
Інтегрована платформа SmartPoint Intranet Workspace здатна не тільки забезпечити всім співробітникам зручний доступ до інформаційних ресурсів компанії. Це – можливість організувати цифрове екосередовище, що максимально сприятливе для спільної роботи та обміну знаннями серед співробітників різних підрозділів або команд у межах компанії.
SmartPoint Intranet CMS — як розроблена для корпоративних потреб система управління контентом — включає інструменти для створення та публікації новин, інформаційних сторінок, блогів, форумів. Її використання дозволить залучити працівників компанії в процеси продукування та ефективного споживання і обміну знаннями.
Фактично, це — ще одна можливість зробити зацікавленість співробітників до навчання невід’ємною складовою корпоративної філософії, зокрема шляхом залучення їх до управління самим процесом.
А SmartPoint Intranet Media, інтегрована платформа для управління медіаконтентом, та SmartPoint Intranet News стануть для вас ефективними інструментами для організації та поширення корисного медіаконтенту та новин про нові знання.
Отже, SmartPoint Intranet — це готове рішення для створення Корпоративної Бази Знань та ефективного управління нею.
Це продукт з великим набором інструментів для кастомізованого налаштування відповідно до конкретних потреб. А аналітичний продукт Clarity від Microsoft дозволить вам завжди тримати руку на пульсі професійних зацікавлень ваших співробітників, тоді як відповідність продукту міжнародним стандартам і вимогам Microsoft щодо інформаційної безпеки гарантує високий ступінь захисту чутливих даних на будь-якому рівні доступу.
Бажаєте дізнатись більше про можливості SmartPoint Intranet та як інструменти рішення допомагають оптимізувати процеси у вашій компанії на прикладі реального сценарію? Долучайтесь до безкоштовного вебінару від SMART business.
Етапи створення та управління Корпоративною Базою Знань
Формування внутрішніх вимог до Бази Знань
На цьому етапі важливо відповісти на запитання, чому саме ваша компанія створює Базу Знань і які важливі питання ви вирішуватимете з її допомогою.
Побудова структури
Важливо визначитися з логікою групування корпоративної інформації саме для завдань вашого конкретного бізнесу та окреслити дерево категорій і підкатегорій майбутнього продукту.
Призначення відповідального за її наповнення (підготовку матеріалів) та адміністраторів
Наступний крок — призначити відповідальних за наповнення кожної з категорій та підкатегорій і встановити чіткі дедлайни. При підготовці технічного завдання важливо вказати формат матеріалів, якими наповнюватиметься ваша корпоративна бібліотека та розподілити зони відповідальності адміністраторів.
Визначення концепції доступів
Платформа SharePoint, на базі якої створюється Корпоративна База Знань, дозволяє управляти доступністю розміщеної в ній інформації за допомогою гнучкої системи розмежування доступу. На цьому підготовчому етапі важливо визначатися, чи ви будуватимете її за принципом «всі бачать все», чи ранжуватимете доступ до різних категорій за заздалегідь встановленими принципами.
Створення інструкції з використання Бази знань для користувачів
До запуску продукту важливо створити інструкцію щодо користування корпоративною Базою Знань. Від того, наскільки вона буде простою і зрозумілою, залежить, як швидко нововведення сприйме персонал і коли воно почне повноцінно працювати на вас.
Підготовка та планування комунікації
І, звісно, співробітників потрібно повідомити про те, що в компанії з’явився новий продукт. Тому разом із роботою над його реалізацією варто продумати спосіб комунікації цієї активності. Важливо чітко окреслити переваги та користь від його запуску для компанії в цілому та для кожного співробітника зокрема. Звичайно, потрібно подбати про зворотний зв’язок, як щодо функціональності продукту, так і його наповнення.
Компанія SMART business гарантує професійний супровід та підтримку на усіх етапах побудови та експлуатації Корпоративної Бази Знань, створеної на базі SmartPoint Intranet. Зокрема, пропонуємо замовнику детальний action-план для внутрішньої популяризації порталу.
Функціональні модулі SmartPoint Intranet та побудова на їх основі різноманітних сценаріїв організації Корпоративної Бази Знань
Зображення: Smart ITМультимодульність рішення SmartPoint Intranet дозволяє організувати корпоративний портал як функціональне сховище корпоративних знань з кастомізованою логікою.
Тобто це не обов’язково класична онлайн-бібліотека, до якої організовано доступ окремих співробітників. А ті, вже знаючи, де розміщена потрібна їм інформація, самостійно створюють свої «користувацькі набори» із корисних посилань.
Інший варіант – сховище корпоративних знань, організоване за структурним принципом. Як варіант, пропонується створити робочі області (сайти) для окремих департаментів, бізнес-напрямків чи проєктних груп із заздалегідь визначеною ієрархією доступу та з можливістю обміну інформацією як в середині цих комюніті, так і між ними.
Посилання на корисні тренінг-курси, вебінари та окремі відеоінструкції, створені за допомогою SmartPoint Intranet Media, допоможуть урізноманітнити та зробити ефективнішим навчальний процес вашого персоналу. А контентні сторінки з навчальними статтями, кастомізованими інструкціями, створеними за допомогою SmartPoint Intranet СMS, з часом перетворяться на унікальну корпоративну «вікіпедію», наповнену актуальними експертними знаннями з перших вуст.
На завершення – коротко про можливості керування ефективністю створеного сховища корисного контенту завдяки аналітичному продукту від Microsoft Clarity.
Clarity дозволяє зрозуміти, з якими розділами Корпоративної Бази Знань користувачі найбільше взаємодіють. Однак, це тільки одна із багатьох його можливостей.
Окрім того, що Clarity дає можливість адміністратору отримати так звані «теплові карти», які ілюструють взаємодію користувачів з сайтом, повтори окремих сеансів, у нього є ще опція просунутої системи фільтрації.
Зокрема, налаштувавши певним чином фільтри сеансу, ви зможете зрозуміти, наскільки зручною для користувачів є ваша База Знань. Так, фіксація поведінкових даних користувачів дозволить робити певні висновки щодо релевантності контенту. Скажімо, миттєве повернення до попередньої сторінки, швидше за все, є свідченням невідповідності назви самому контенту. А кількаразове проскролювання сторінки вверх-вниз може сигналізувати, що текст важкий для сприйняття чи погано структурований. Це вже підстава внести корективи в ТЗ для відповідальних за наповнення цих розділів задля оптимізації контенту.
Отже, Корпоративна База Знань – це ще одна ваша конкурентна перевага. А обравши для її реалізації SmartPoint Intranet, ви отримаєте комплексне рішення актуальних завдань з великим набором інструментів для того, щоб успішно адаптувати його відповідно до викликів майбутнього.
Якщо ви хочете отримати консультацію щодо свого сценарію побудови корпоративної бази знань, не зволікайте та залишайте запит вже зараз.