Как сэкономить на офисной печати: советы эксперта Epson
Роман Болбот, менеджер по корпоративной печати, Представительство «Epson Europe B.V.» в Украине
Роман Болбот,
менеджер по корпоративной печати, Представительство «Epson Europe B.V.» в Украине
Документооборот — это привычный и обыденный рабочий процесс любого офиса. Печать контрактов, презентаций, докладов и отчетов, как правило, является весомым пунктом со значительной цифрой в ежемесячном бюджете деятельности компании. Каждый среднестатистический офисный работник использует около 10 тыс. листов в год [1]. Однако существует несколько простых и эффективных методов сэкономить на офисной печати, ведь, как говорят: «Сэкономленные средства — это заработанные средства».
Современное оборудование
Если ваш офис оборудован принтерами с прошлого десятилетия и стоимость печати вас не устраивает, возможно, самое время подумать об обновлении техники. Конечно, это может показаться несколько нелогичным, ведь на старте расходы возрастут, впрочем, воспринимайте это как инвестицию, ведь за несколько лет такое обновление окупится в разы.
Современные принтеры значительно отличаются от своих предшественников по многим пунктам. Например, принтеры с технологией струйной пьезоэлектрической печати являются собственной разработкой компании Epson, отличаются экономичностью, энергоэффективностью и экологичностью. Именно взвешенный выбор между струйным и лазерным принтерами будет играть весомую роль в уровне экономии на печати.
Фото: Epson EuropeОпределяющим преимуществом струйных принтеров на пьезоэлектрической технологии печати является меньшая себестоимость как черно-белой, так и цветной печати. Стоит отметить и экологичность этой технологии, ведь при печати не образуется озон, нет процесса нагрева чернил, как в случае с лазерными принтерами, а пигментные чернила не ссыпаются под действием времени, как это бывает с тонером, также такие чернила не размазываются при выделении маркером, а документы готовы к работе сразу по окончанию процесса печати.
Емкости для чернил или тонера также существенно влияют на итоговую стоимость печати, ведь картриджи для принтеров могут стать обременительной статьей расходов в любом офисе. Картриджи для струйных устройств для SMB уходят в прошлое, но еще используются в устройствах для больших объемов корпоративной печати. Современная струйная техника уже давно работает на бескартриджной печати. Сегодня на рынке достаточно много струйных монохромных и цветных бескартриджных принтеров и МФУ с резервуарами для чернил, которые можно легко наполнить самому за считанные минуты без помощи сервисных инженеров. Последнее, в случае лазерных принтеров, может стать отдельной статьей расходов. Бескартриджные устройства есть у разных брендов. И экономные бескартриджные принтеры, и МФУ EcoTank из серии Фабрика печати впервые разработала и представила украинскому потребителю уже упомянутая выше компания Epson 10 лет назад. За годы существования эта серия пополнилась более чем 30 моделями, поддерживающими эту технологию для различных задач. Именно бескартриджная технология значительно снижает себестоимость печати одной страницы.
Двусторонняя печать и режим экономии печати
Один из самых простых методов избежать лишних расходов при печати — установить наименее ресурсозатратные настройки принтера. Именно в драйвере печати можно установить «режим экономии» или в настройках с помощью ползунка уменьшить плотность чернил до 50%, что бывает очень важно при печати на тонких носителях 45−50 гр./кв.м в корпоративном сегменте, позволяющие установить необходимую экономию печати не только для внутреннего документооборота компании, но и печати в целом, так как качество отпечатка в режиме экономии чернил выглядит довольно насыщенным. Также не стоит забывать о предварительном просмотре документа и режиме экономии тонера или чернил, который присутствует в большинстве моделей современных принтеров.
Фото: Epson EuropeИспользуйте специальное программное обеспечение
В эпоху цифровизации и цифровой трансформации мира несложно найти комплексное решение, разработанное под конкретные задачи. Экономия на печати — не исключение.
Epson Open Platform позволяет настраивать интерфейс под требования пользователя и интегрировать печатные устройства в существующую инфраструктуру бизнес-печати с различными производителями ПО: Epson Print Admin, SafeQ, Paper Cut, Doxense, Sequi Soft, NDD Print, Cartadis, Ubiquitech CEC, Nuance, Preton.
Все эти ПО помогают контролировать и управлять процессом печати, проводить аутентификацию по ID картам, логину и паролю или PIN-коду. Идентификация пользователя и его уровня доступа — получение доступа к функциям в соответствии с профайлом пользователя или департамента. Автоматически получать отчеты, создавать правила печати, мониторить печать.
В качестве примера израильская компания Preton Ltd. разработала технологию Pixel Optimizer, которая автоматически идентифицирует и удаляет «избыточные» пиксели, при этом не уменьшая качество документа. Программное обеспечение PretonSaver Enterprise также позволяет выставлять квоты на ежедневную/недельную/месячную печать, настроить двустороннюю и монохромную печать, печать нескольких страниц на одном листе, выключить печать изображений.
В свою очередь, современные многофункциональные устройства, среди которых линейка Epson Workforce Enterprise, уже имеют встроенные программы и не требуют стороннего ПО. Они позволяют устанавливать уникальные настройки печати для каждого из отделов. Например, маркетинг сможет печатать в цвете, в то время как бухгалтерия — только в черно-белом формате. В дополнение, присутствует поддержка конфиденциальной печати и сортировки документов. Подобное ПО позволяет сэкономить не только чернила, но и бумагу, электроэнергию и защищает владельца бизнеса от печати не по целевому назначению.
Адаптируйте шрифты
Фото: Epson EuropeЕсли специфика работы вашей компании предусматривает печать большого количества текстовых документов, стоит подумать об использовании более «экономичных» шрифтов. По данным портала CNET [2], Century Gothic, Ecofont, Garamond и Times Roman являются оптимальными шрифтами для печати. В сравнительных тестах использование Century Gothic продемонстрировало экономию в 31% по сравнению с Arial.
Например, голландская компания SPRANQ разработала «экономный» шрифт Ecofont [3], имеющий множество микроскопических круглых пустот в строении букв. Как говорят в компании, использование этого шрифта уменьшает расходы на печать до 20%. Хотя он и требует небольших инвестиций на его приобретение, в сети можно найти и бесплатные аналоги, которые рекомендуют [4] именитые графические дизайнеры.
Определите оптимальную энергозатратность принтера для ваших целей
Объем офисной печати зависит от количества людей в офисе (от количества людей на один принтер), а также от специфики работы. Понятно, что в бухгалтерии и в юридическом отделе поток документов намного выше, чем, например, в маркетинговом.
Если взять в качестве примера небольшой офис (до 15 человек), то для него можно легко рассчитать энергозатратность принтера. Так, в день такой офис печатает примерно в течение 1−2 часов. Средняя мощность струйного принтера составляет 25−40 Вт, в то время как лазерного — 350−400 Вт. Поэтому получается, что энергозатратность струйного принтера в год составляет около 12 кВт, а лазерного — 132−144 кВт, а это экономия в 11−12 раз! Если же в вашем офисе принтер не перестает печатать, то экономия от использования струйного оборудования только увеличится.
Как видим, офисная печать совсем не обязательно должна быть дорогой и затратной. Простые советы и взвешенный подход позволят максимально эффективно использовать бумагу и чернила, что в значительной мере отразится на бюджете компании. К тому же уменьшение используемых ресурсов достаточно экологичное дело.
Подробно об экономных устройствах для печати вы можете узнать на сайте www.epson.ua или получить консультацию у специалиста Epson, посетив демозал по предварительной записи.
[1] По данным портала Triplepundit: https://www.triplepundit.com/story/2012/true-costs-paper/65536
[2] https://www.cnet.com/news/the-right-font-can-save-you-money/
[4] https://www.companyfolders.com/blog/5-ink-saving-eco-fonts#comments